La muerte del despacho de presidentes y directivos... Así son las oficinas del futuro

¿Imaginan llegar a la oficina y no tener un puesto de trabajo físico asignado? Más aún, ¿imaginan que ni el presidente, ni el director general, ni el consejero delegado ni ninguno de los peces gordos de su empresa tuvieran despacho propio?

¿Imaginan también poder echar una partida al futbolín al finalizar la jornada laboral o poder darse una ducha tras llegar al trabajo en bici o incluso corriendo?

Es probable que, si pueden imaginarlo, les vengan a la mente nombres como Google, Facebook, LinkedIn, Myspace, YouTube o Twitter… Empresas jóvenes, innovadoras, punteras, a la última, rompedoras en cuanto al trabajo que desarrollan pero también respecto al lugar de trabajo de sus empleados.

¿Increíble que algo así pueda darse en España? Parece que no. Lo que a día de hoy podría parecer ciencia ficción empieza a ser una realidad cada vez más extendida entre muchas compañías españolas. Sí, españolas. Empresas que, aprovechando el cambio de oficina, han implantado el denominado New Way of Working (NWoW), según la terminología anglosajona. Una nueva manera de entender los entornos de trabajo en la que prima laproductividad del empleado frente a las horas físicas que pasa frente a un ordenador o en su puesto de trabajo.

“Los entornos de trabajo están cambiando radicalmente. Nosotros, por ejemplo, ya no diseñamos oficinas, sino entornos de trabajo en los que, a grandes rasgos, no hay espacios asignados, sino que cada trabajador se sienta, básicamente, donde quiere de tal manera que no hay distinciones ni jerarquías entre los empleados de una empresa”, explica a El Confidencial Carmen Rico, directora general de Aguirre Newman Arquitectura.

Valorar al empleado por objetivos, no por horas sentado en su silla

“Los empleados no tienen una zona asignada ni fija dentro de la oficina,sino que cada uno busca el espacio que mejor se adapta al trabajo que va a realizar", explica Javier Martínez, director nacional de Building Consultancy de CBRE España. “El empleado no utiliza ni necesita el mismo espacio cuando tiene una reunión que cuando debe hacer una llamada de teléfono o redactar un informe”, señala. 

Tanto las oficinas de Aguirre Newman como las de CBRE en España son un claro ejemplo de la implantación del NWoW y los open spaces –espacios abiertos–. “Valoramos a la persona por los objetivos conseguidos, no por el tiempo que permanece en la oficina”, reconoce Carmen Rico, quien considera que el trabajo de ocho horas, como tal, ya está despareciendo. Esta evolución natural de los espacios de oficinas, que ofrece una enorme flexibilidad a los empleados, repercute directamente, según estos expertos, en la mejora de la productividad de los mismos. 

El caso de CBRE España –Castellana 200– es posiblemente, el más llamativo puesto que es uno de los más radicales. Ninguno de sus altos directivos, ni siquiera su presidente, Adolfo Ramírez-Escudero, dispone de despacho. “ElNWoW se aplica a todos los niveles. Empezando por el presidente”, remarca Javier Martínez. En las oficinas de esta consultora, bajo esta filosofía, se han eliminado el 20% de los puestos físicos de trabajo. "Realizamos un estudio durante un par de semanas y vimos que nunca estaba el 100% de la plantilla en las oficinas. De hecho, comprobamos que apenas estaba el 60%". Es decir, si un día toda la plantilla, al completo, estuviera en las oficinas, no tendrían sitio donde sentarse o donde trabajar. "Pero eso no creo que ocurra nunca", señala Martínez.

Conseguir que un directivo renuncie a su despacho

Sobre el papel, este nuevo diseño de las oficinas parece muy idílico. Sin embargo, conseguir que un alto directivo renuncie a su despacho no siempre resulta sencillo. Y es, precisamente, donde Javier Martínez y Carmen Rico encuentran las mayores reticencias. Ambos reconocen que hay barreras difíciles de romper. En Aguirre Newman, por ejemplo, aunque no existen espacios de trabajos asignados para sus empleados, sus dos presidentes, Santiago Aguirre y Stephen Newman, sí tienen su propio despacho “por motivos de confidencialidad”, explican desde la consultora. 

No es fácil convencer al presidente o CEO de una compañía de que renuncie a su despacho. Sin él pueden sentir que se les despoja de su estatus y de su prestigio

Otra consultora, JLL también ha implantado esta filosofía de open spaces en sus nuevas oficinas en el Paseo de la Castellana, 79. Alfonso de las Peñas, director de operaciones de Tetris, división de arquitectura de la firma, reconoce precisamente que "no es nada fácil convencer al presidente o director general de una compañía de que renuncie a su despacho. No en vano, tradicionalmente, el tamaño del mismo, o el de la mesa o el hecho de tener una silla de cuero confieren un determinadoestatus a su propietario. Sin él, el directivo puede sentir que se le despoja del mismo y, por ende, de su prestigio. Y nada más lejos de la realidad", apunta.

"No tiene sentido que, si sólo lo usa durante el 10% de su tiempo, lo tenga a su disposición el 100% del día. Si necesita privacidad o confidencialidad para sus reuniones, siempre hay despachos diseñados para este fin". 

De hecho, hay despachos pero estos pueden ser utilizados indistintamente por los empleados. Asimismo, hay pequeños espacios o telephone boxes donde se pueden realizar llamadas privadas, así como zonas comunes de gran calidad y comodidad que son, al mismo tiempo, espacios de trabajo o de relax, según las necesidades de cada empresa.  

"Antes de nada, se habla con la empresa, se analiza qué tipo de actividad desarrolla, cómo trabajan sus empleados, cuáles son sus objetivos... y en función de todos esos parámetros se realiza el diseño que mejor se ajusta a sus necesidades. No siempre es obligatorio ni necesario eliminar los despachos", apunta Alfonso de las Peñas.

Muchas de las empresas que han apostado por este nuevo modelo de oficinas también han creado espacios en los que sus trabajadores puedan relacionarse en ambientes mucho más distendidos. En el caso de CBRE España, por ejemplo, los empleados disponen de una mesa de ping pong junto al office y, en la terraza –también zona de trabajo–, disponen de una barbacoa que utilizan semanalmente. 

Imposible sin las nuevas tecnologías e internet

Para que el NWoW sea una realidad, la tecnología y la conectividad son clave. “El wifi e internet son fundamentales. Todos y cada uno de nuestros empleados tienen que tener a su disposición las herramientas necesarias parapoder trabajar con su portátil desde cualquier lugar, tanto dentro como fuera de las oficinas”, apunta Javier Martínez.

Una manera de trabajar que ha dado lugar, inevitablemente, a las oficinas sin papeles. “Si no, no te podrías mover de tu sitio. Además, repercute en las propias oficinas puesto que se necesita menos espacio de almacenaje”, destaca Carmen Rico.

Javier Martínez se refiere a la política de mesas limpias. "En un primer momento parece algo muy radical, pero los empleados se adaptan rápidamente. Cuando terminan su trabajo, salen a una reunión o dejan de utilizar un despacho, debe dejarlo todo recogido para que otro compañero pueda utilizarlo". Para dejar sus pertenencias o el portátil, cada empleado tiene asignada una taquilla.

Multinacionales como Repsol, Vodafone o Cepsa han aprovechado sus respectivos cambios de sede para implantar los NWoW y han comenzado a marcar el camino a seguir en España. El primer paso ya se ha dado, aunque todavía queda un largo camino por recorrer. 

Elena Sanz 03/11/2014 

http://www.elconfidencial.com/vivienda/2014-11-03/la-muerte-del-despacho-de-presidentes-y-directivos-asi-son-las-oficinas-del-futuro_378867/